Planul de afaceri este un document confidențial în care sunt scrise obiectivele și scopurile întreprinderii, demonstrându-se în detaliu modalitățile de atingere a acestora.
Este bine știut că afacerile conduse pe baza unui plan alcătuit din timp în majoritatea cazurilor ajung să obțină succes, pe când cele conduse pe baza reacțiilor spontane la anumite evenimente, deseori duc la falimentarea organizațiilor.
Planul de afaceri este un instrument foarte util nu numai pentru managementul firmei, dar și pentru potențialii săi creditori și investitori, mai ales în situația în care se urmărește tragerea de capital. Aceștia vor aprecia în mod deosebit un plan de afaceri obiectiv, concis, și care cuprinde informații utile și complete necesare în procesul de luare a unei decizii.
Spre exemplu, înainte de a oferi finanțare, investitorii vor dori să fie siguri că planul de afaceri a fost bine conceput și gândit, și că echipa managerială din cadrul firmei dispune de capacitățile și calitățile necesare pentru a asigura o conducere eficientă, să evalueze toate ipostazele, și să fie capabilă să rezolve toate problemele care pot să apară.
Din acest motiv planul de afaceri trebuie să fie foarte bine conceput și elaborat, mai ales în ceea ce privește potențialul afacerii, fiind necesar să se insiste în special asupra aspectelor specifice afacerii sau sectorului respectiv. Planul de afaceri se referă de regula la obiective stabilite pentru perioada următoare, dar trebuie să conțină și informații privind activitatea trecută și prezentă a firmei.
La baza inițierii unui plan de afaceri stă chiar însăși întreprinzătorul care dorește să-și deschidă o afacere sau are deja una existentă, cu asumarea de riscuri pentru desfășurarea unor activități comerciale sau de producere, în scopul obținerii de profit.
Cele 3 elemente care stau la baza planului de afaceri
- Antreprenorul— persoana care-și asumă responsabilitatea de a iniția o afacere, cu scopul de a obține profit, în condițiile respectării legislației în vigoare.
- Ideea de afaceri— activitățile care urmează a fi executate de către întreprinzător, pentru a dezvolta o afacere profitabilă, ce are la bază obținerea de profit.
- Mediul de afaceri— mediul în care antreprenorul își lansează și dezvoltă afacerea, ținând cont de toate aspectele legale, etice și comerciale.
Deseori, antreprenorii comit o greșeală crezând că planul de afaceri este necesar doar în faza inițierii unei afaceri, sau în momentul în care întreprinderea are nevoie de a obține un credit. Realitatea demonstrează contrariul — indiferent de etapa la care se află întreprinderea, ea are nevoie de un plan de afaceri pentru stabilirea noilor obiective, pentru planificarea extinderii afacerii sau pur și simplu pentru atingerea scopurilor propuse.
Dacă vorbim despre modul în care apare necesitatea elaborării unui plan de afaceri, atunci spunem că inițial în mintea viitorului antreprenor apare o idee de afaceri. Ulterior, aceasta fiind analizată, apare o strategie de aplicare în practică a ideii. Mai târziu urmează și etapa de întocmire a planului de afaceri, documentul în care sunt conturate toate resursele de care va avea nevoie antreprenorul pentru a-și atinge obiectivele. Desigur că în planul de afaceri se specifică prin calcule și un posibil profit rezultat din activitatea financiară ce urmează a fi îndeplinită.
Principalele funcții ale planului de afaceri
- Este un instrument de planificare — cu ajutorul planului de afaceri, antreprenorul poate iniția o afacere în domeniul ales, știe cu exactitate care sunt prioritățile sale, scopurile bine stabilite și rezultatele ce urmează să le atingă.
- Este un instrument de prezentare a afacerii — în planul de afaceri sunt specificate etapele de evoluție ale afacerii, riscurile pe care și le asumă antreprenorul și rezultatele pe care urmează să le obțină într-un anumit termen.
- Este un instrument de control și evaluare a afacerii — având ca document de bază un plan de afaceri bine întocmit, antreprenorul periodic evaluează, verifică și controlează dacă rezultatele obținute coincid cu cele planificate, dacă există sau nu abateri în acest sens și ce măsuri sunt necesare a fi întreprinse.
- Este un document de comunicare externă — planul de afaceri este obligatoriu atunci când se dorește atragerea investițiilor, obținerea creditelor, pentru a demonstra că afacerea respectivă are potențial.
Planul de afaceri are mai multe scopuri, iar acestea trebuie specificate neapărat în documentul respectiv. Fiecare dintre întreprinzători își va alege din lista de mai jos scopul afacerii și-l va desfășura la întocmirea planului de afaceri:
- Inițierea unei afaceri;
- Argumentarea luării unui împrumut sau atragerea unor investiții;
- Obținerea unei finanțări nerambursabile;
- Definirea relațiilor dintre parteneri;
- Stabilirea valorii afacerii pentru vânzare;
- Extinderea afacerii și deschiderea unei noi linii de produse.
Planul de afaceri este foarte important pentru lansarea în afaceri și evoluția întreprinderii, deoarece în acest document se analizează concomitent mai multe aspecte, printre care ideea de afaceri, obiectivele stabilite, metodele de abordare a acestora, echipa managerială, produsele propuse spre vânzare sau serviciile prestate, concurenții, resursele necesare și nu în ultimul rând strategia de marketing.
Un bun plan de afaceri trebuie să răspundă la toate întrebările investitorilor, de genul:
De câți bani are nevoie antreprenorul pentru a-și iniția afacerea?
Care vor fi direcțiile în care se vor folosi banii împrumutați?
Dacă va avea sau nu posibilitate antreprenorul să restituie banii investitorului?
Pentru a fi eficient, un plan de afaceri trebuie să fie clar, concis, veridic, logic și neapărat să aibă o vizualizare optimă.